Debrecen-Nagytemplomi Református Egyházközség
ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓJA
az elektronikus anyakönyvezési eljárás tárgyában
A tájékoztató célja:
A jelen tájékoztató célja, hogy tájékoztatást adjon a Debrecen-Nagytemplomi Református Egyházközség (továbbiakban Egyházközség) által végzett elektronikus anyakönyvezési eljárás során végzett adatkezelésről, ezáltal az érintett személyeket részletesebben tájékoztassa az adatkezelésre vonatkozóan.
Az adatkezelési tájékoztató rendszabályainak megalkotásakor figyelemmel voltunk az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete – az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete – (a továbbiakban: GDPR), az 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről és a Magyarországi Református Egyház ide vonatkozó jogszabályaira és rendelkezéseire.
- Az adatkezelő neve és elérhetősége:
Debrecen-Nagytemplomi Református Egyházközség
4026 Debrecen, Piac u. 4-6.
Tel: 52/614-160
E-mail: nagytemplom@reformatus.hu
- Az adatkezelő képviselőjének neve és elérhetősége:
Oláh István
4026 Debrecen, Piac u. 4-6.
Tel: 52/614-165
E-mail: olah.istvan@reformatus.hu
- Az adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége:
Veres Lajos
1055 Budapest, Markó u. 7. VI/9.
E-mail: veres.lajos@reformatus.hu
- Az adatkezelés célja:
Az adatkezelés célja, hogy az érintetteknél, vagyis a keresztelést/konfirmálást/esketést/temettetést kérő személyeknél a Magyar Református Egyház jogszabályai szerint meghatározott anyakönyvezési eljárást az Egyházközség Lelkészi Hivatala lefolytassa. Az anyakönyvi igazgatási eljárással kapcsolatos ügyeket lebonyolítsa, végrehajtsa.
- Az adatkezelés jogalapja:
A GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontban megjelölt az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak konkrét célból történő kezeléséhez.
Az Érintett kérésére a református szertartás keresztelés/konfirmálás/esketés/temettetés során az adatkezelés célja az Érintett jogos érdekeinek érvényesítése, az anyakönyvezési eljárás teljesítése.
- Az adatkezeléssel érintettek köre:
Azon személyek, akik jelentkeznek a keresztelés/konfirmálás/esketés/temettetés református szertartás igénybevételére, valamint igénybe kívánják venni az ehhez kapcsolódó anyakönyvezési eljárást és ennek érdekében az anyakönyvezéshez önként megadják személyes adataikat.
- Adattovábbítás harmadik fél részére:
Nem történik adattovábbítás, adatátadás külföldre, illetve harmadik fél részére.
- A személyes adatokat megismerők köre, az adatkezelésbe bevont adatfeldolgozók:
Az Egyházközség vezető lelkésze jelöli ki, mint illetékes a személyes adatok megismerését és az anyakönyvi adatok bejegyzését, feldolgozását végző munkatársak körét.
Az anyakönyvezetési igazgatási feladatokkal megbízottak a Lelkészi Hivatalban dolgozó, a Lelkészi Hivatal adminisztrációs eljárásban közreműködő hivatali munkatársak, akik titoktartási kötelezettséggel rendelkeznek.
A Hivatal az adatkezelésbe adatfeldolgozót az elektronikus nyilvántartó rendszer alkalmazás során annyiban von be, hogy a rendszer működtetője az anyakönyvi nyilvántartó rendszert munkafeladataként fejlessze és támogassa.
- Adatkezelés időtartama:
Nem selejtezhető adatok.
- Az adatok megőrzésének időtartama:
Az Egyházközség által vezetett keresztelési, konfirmációs, esketési, illetve temetési elektronikus anyakönyvekben szereplő adatok nem törölhetőek. Az elektronikus anyakönyvek év végén történő lezárás után megtörténik az anyakönyvek kinyomtatása.
A papír alapon megjelenő anyakönyvek nem selejtezhetőek. Az Egyházközség a köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. Levéltári törvény szerint a papír alapon kinyomtatott anyakönyveket, mint maradandó, történelmi értékű iratokat jogi kötelezettsége szerint megőrzi, kezeli.
- A kezelt személyes, illetve különleges személyes adatok kategóriái:
Az érintett születési és házassági családi és utóneve, születési helye és ideje, családi állapota, lakóhelye, vallása, foglalkozása, telefonszáma, e-mail címe, szülei neve, születési ideje, vallása foglalkozása, gyermeke neve, születési helye, ideje, tanúk lakcíme, foglalkozása, vallása.
- Az adatkezelés folyamatának leírása:
Az érintettek általi első lépés az anyakönyvi esemény bejelentésére történő szándék, az időpont lefoglalása.
Az anyakönyvi esemény személyes bejelentésekor a közölt információnak tartalmaznia kell az anyakönyvi eljáráshoz szükséges azon személyes adatok körét, amelyek az anyakönyvi bejegyzés teljesítése és a bejegyzést követő feladatok ellátásához elengedhetetlenül szükségesek.
Az anyakönyvi igazolás kikérésére jogosult az érintett vagy annak törvényes képviselője, illetve az általa meghatalmazott.
Anyakönyvi igazolás kérése esetén szükséges a kérelmezőnek a személyazonosság igazolására alkalmas érvényes okmányt bemutatni, valamint a kivonat átvételéhez az átvevő érvényes személyazonosság igazolására alkalmas okmánya szükséges.
Az érintett kérésére az elektronikus anyakönyvből anyakönyvi igazolást állít ki a Lelkészi Hivatal 30 napon belül. Az igazolás a kiállítása időpontja szerinti állapotnak megfelelően tartalmazza az anyakönyvezett adatokat. Az elektronikus anyakönyv alapján kiállított igazolás hitelesítésre kerül (aláírás, pecsét).
A kiállított anyakönyvi igazoláson javítást, törlést vagy adattal történő kiegészítést végezni nem lehet.
- Adatvédelem, a személyes adatok őrzésére tett biztonsági intézkedések:
Egyházközségünkben az elektronikus anyakönyvezéshez használt informatikai rendszer igazoltan rendelkezik jogosulatlan hozzáférés elleni védettséggel és az informatikai rendszer fejlesztője igazolja a rendszer adatbiztonságnak való megfelelést (hálózati védelem, biztonsági mentés, archiválás).
Az elektronikus anyakönyvezéshez használt informatikai rendszer jelszóval védett (hozzáférés védelem).
Az elektronikus anyakönyv év végi hiteles lezárása után papír alapon is kinyomtatásra kerül.
A papír alapon lévő anyakönyvek elhelyezése és őrzése kulccsal elzárt szekrényben történik, tűzbiztonsági védelemmel ellátott helyiségben.
- Az adatkezelés során követendő alapelvek:
Egyházközségünk a személyes adatok jogszerű, tisztességes és átlátható kezelésére törekszik.
Ebben az esetben a személyes adatok meghatározott, egyértelmű és jogszerű, célhoz kötött gyűjtése, kezelése, rögzítése, rendszerezése, tárolása és felhasználása kizárólag csak az elektronikus anyakönyvezéshez történik az adattakarékosság szerint.
A Hivatal mindig törekszik az anyakönyvi adatok pontosságára, annak pontos bejegyzésére.
Az anyakönyvi személyes adatokat olyan formában tároljuk, hogy az adatok kezelése során a célok eléréséhez, anyakönyvi okiratok kiállításához mindig azonosíthatóak legyenek.
Egyházközségünk mindent megtesz az anyakönyvi személyes adatok jogosulatlan felhasználásának, jogellenes kezelésének megakadályozására. Biztosítja a megfelelő technikai háttér és szervezési intézkedések alkalmazásával a károsodás kialakulását.
Az anyakönyvi személyes adatokat az előzetes tájékoztatás elve szerint rögzítjük, az adatkezelés csak közérthető, részletes, teljes és könnyen hozzáférhető, előzetes tájékoztatáson alapul.
- Az adatkezelés során az Érintett személy jogai:
A Hivatal tájékoztatja, hogy a GDPR alapján – személyazonosságának igazolását követően – szóban az alábbi jogérvényesítési lehetőségekkel élhet:
Az érintett tájékoztatást kérhet adatai kezeléséről,
kérheti személyes adatai helyesbítését,
kérheti adatai korlátozását, pontatlan adat esetén annak helyesbítéséig,
anyakönyvi adat törlését nem kérheti, mivel ezek maradandó értékű jelentőséggel bírnak,
az érintettnek joga van bármely személyes adatkezeléssel kapcsolatos kérdésben az Egyházközség képviselőihez fordulni.
Tájékoztatjuk továbbá, hogy a jogérvényesítéssel és jogorvoslattal kapcsolatosan írásban is kérelmét terjeszthet be a Hivatalnak az adatkezelő képviselőjének, illetve az adatvédelmi tisztviselőnek címzett, jelen tájékoztatóban feltüntetett elérhetőségén.
Amennyiben az intézkedésünket nem fogadja el, úgy panasszal élhet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C), vagy jogsértés esetén a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti bíróságnál.
Záradék
Az Egyházközség fenntartja a jogot, hogy az adatkezelési tájékoztatót megváltoztassa. Az adatkezelés megváltozása nem jelentheti a személyes adatok céltól eltérő kezelését.
Debrecen, 2021. január 1.
